Types de communication d'entreprise

La communication commerciale aide à établir des relations avec des collègues, des subordonnés, des partenaires et des clients. Dans le processus de communication, non seulement des informations sont échangées, mais également des expériences et des connaissances dans un certain domaine. L'étiquette des entreprises pénètre absolument dans toutes les sphères de la vie, il existe différents types de communication d'entreprise.

La communication commerciale est une composante importante de la vie humaine. L'étiquette dans le milieu des affaires sert de support. En affaires, il existe plusieurs formes de communication. Choisissez les options appropriées devraient être donnés les caractéristiques personnelles et psychologiques des participants à la discussion. Les formes de communication suivantes peuvent être distinguées:

• Conversation - contact verbal entre interlocuteurs, réduit à une discussion de problèmes et de tâches importants, clarification de certaines nuances liées au travail. Les participants à la conversation dans ce cas devraient avoir le droit de s’occuper de diverses tâches et de prendre des décisions. Le statut des interlocuteurs doit être égal.
• Négociations avoir une structure plus rigide. En règle générale, des représentants de différentes sociétés ou divisions y participent. Les négociations sont utilisées pour unir les efforts avec des partenaires intéressés à résoudre une tâche spécifique.
• En réunion Un groupe ou un grand cercle de personnes intéressées et impliquées y participent. La réunion implique la collecte, l'analyse d'informations, le partage de données, ainsi que la prise de décision sur des points controversés.
• La performance - Dans ce cas, une personne ou un petit groupe partage les informations nécessaires avec le public. Dans ce cas, le message ne se limite pas à la discussion du sujet, mais est présenté à titre d'information. Cette forme de communication nécessite les compétences de leadership des orateurs, la capacité de rester dans la société, ainsi que des compétences de prise de parole en public.
• La correspondance - une méthode de communication indirecte, joue un rôle particulier dans la communication par correspondance. Ce type de communication comprend les ordres, protocoles, ordres, demandes, rapports, lettres officielles, instructions, etc. La correspondance est utilisée pour communiquer entre départements ou organisations. Vous devez suivre des règles spécifiques dans la conduite de la correspondance.

La communication d'entreprise doit apprendre. Dans le même temps, les qualités personnelles et la démonstration de son moi passent au second plan. Le principal est la capacité de prendre en compte les intérêts et les souhaits de l’opposant et de les associer à leurs besoins de manière à ce que les deux parties obtiennent le résultat souhaité.

La communication d'entreprise se compose de plusieurs étapes:

• Formation du motif. Sans cela, il ne sera pas possible de réaliser une interaction efficace.
• Se préparer à la communication - Ceci est un plan pour la conversation, la préparation d'arguments et d'informations. Il est également nécessaire de préparer une liste de tâches à traiter lors de la discussion.
• Le début de la conversation. Il faut établir le contact, après quoi il faut créer un «climat de relations» propice à la conversation.
• Déclaration du problème - mettre en évidence la gamme de problèmes, la présentation de sa position et la vision de cette tâche. Toutefois, veuillez noter que vous devez préparer à l'avance des résumés sur le sujet de la conversation et être prêt à répondre aux questions posées.
• Partage d'informations - connaître la position de l'interlocuteur. Il est important de rester en contact et de répondre aux questions dans une langue officielle accessible, en perdant la terminologie professionnelle si nécessaire.

• Persuasion et argumentation - sont nécessaires en cas de désaccord et découlent de l’étape précédente de la communication.Il convient de noter les aspects positifs de votre vision de la situation et de la résolution du problème controversé.
• Trouver une solution à un problème ou à un problème - À la fin de la discussion, le résultat devrait convenir à tous les participants.
• Contrat de rédaction - Cela signifie qu’à la fin de la réunion, les participants à la discussion sont parvenus à un dénominateur commun ou ont mobilisé l’appui des partenaires pour la résolution de diverses tâches. Le résultat positif de la discussion se termine par une confirmation écrite.
• Analyse des résultats - Démontre si les décisions prises étaient correctes.
• Prise de décision - suppose le consentement de toutes les parties après l'analyse. Dans ce cas, les participants à la discussion décident de poursuivre la coopération ou de mettre fin aux contacts.

Dans la société moderne, les gens suivent consciemment les règles de la communication d'entreprise pour atteindre des objectifs spécifiques dans un environnement d'entreprise. En affaires, occuper un poste donné ne suffit pas, il faut également renforcer les relations avec différentes personnes. Les plus importantes sont les suivantes:

• La capacité d'avoir des personnes en soi et de rester dans la société est un aspect important du dialogue d'entreprise. Pour ce faire, vous devez être capable de clairement et articuler vos pensées, argumenter correctement votre point de vue.
• Les données analytiques et la capacité de prendre des décisions rapides sont toujours de votre côté. Lorsque vous communiquez avec des partenaires, n'oubliez pas que toutes les parties sont intéressées par la résolution rapide des problèmes controversés.
• Il est important de prendre en compte les caractéristiques culturelles et les traditions nationales de l'interlocuteur: certaines coutumes et normes adoptées dans un autre pays peuvent indubitablement sembler inacceptables ou offensantes.

Les concepts et normes de base de l'éthique des affaires doivent être connus de toute personne qui se respecte. Il est nécessaire de comprendre que dans les affaires, la communication entre les personnes ne repose pas sur la perception mutuelle de l'humeur des partenaires, mais sur certaines normes. Il existe les types suivants de communication d'entreprise (objectif fonctionnel):

• Verbale et non verbale - consistent en la nécessité de suivre la parole, les expressions faciales, les gestes et les postures. Avec la communication non verbale, la position des bras, des jambes, des regards, l’inclinaison de la tête et des mouvements involontaires peuvent dire beaucoup plus que les paroles et les humeurs d’une personne. Il est utile d'apprendre à contrôler les expressions faciales et les gestes.
• Écrit et oral. Pour chaque forme de communication, il existe des concepts et des normes distincts. La forme écrite de la communication est tout document certifié par des signatures et des sceaux. À l'oral - réunions de planification, réunions, négociations, rapports et autres formes de communication d'entreprise.

• Monologique et dialogique - avoir des différences de langue significatives. Le dialogue est une communication interpersonnelle. Un monologue reflète un seul point de vue; Ce type de communication comprend une présentation ou un discours solennel, ainsi qu'un rapport ou un mot d'introduction.

• Distant et personnel. Pour les communications à distance, incluez les conversations téléphoniques et la correspondance par courrier. Une attention particulière est accordée au modèle d'intonation de la parole, à la brièveté du message. Il est impossible d'utiliser des gestes.

Chaque style a ses propres caractéristiques. Vous devez être capable de les comprendre.

Classification de style:

• Autoritaire. Il repose sur l'autorité incontestable du chef et la subordination absolue des employés. Toutes les décisions sont prises individuellement et ne sont pas discutées avec les personnes intéressées ou impliquées.
• Démocratique - le trait principal est la discussion commune des problèmes et le désir de compréhension mutuelle.Lors de la communication avec l'interlocuteur, la demande, les recommandations et la motivation sont utilisées.
• Permissive ou formelle - déterminé par la participation minimale du responsable à la gestion du personnel, à la négociation et à la prise de décision. Les affaires difficiles et les décisions risquées sont transférées aux autres. L'efficacité d'une telle gestion ne dépend plus du leader, mais du niveau de développement du groupe.
• Libéral - un croisement de styles autoritaire et démocratique. La discussion de divers problèmes avec des partenaires ou des collègues est réduite au minimum, mais elle est utilisée dans de rares cas et uniquement dans le but de transférer la responsabilité à l'adversaire.
• Affaires officielles - suppose le strict respect des normes de communication, des clichés de la parole et des règles de communication d’entreprise, là où il n’ya pas de place pour la manifestation de l’individualité.
• Scientifique - discours strict, concis et soutenu, pertinent uniquement dans les domaines de la science et de l'éducation. Il est utilisé dans des activités de recherche ou d'enseignement.

La communication d'entreprise concerne tous les aspects externes du comportement et se divise en plusieurs domaines:

• les participants à la conversation ont des objectifs et des motivations communs;
• la conversation a lieu dans le même intervalle de temps;
• il existe une hiérarchie claire de la communication entre tous les participants à la discussion, les statuts sociaux sont distribués;
• les participants à la communication respectent les règles et règlements généralement acceptés lors de la communication.

La communication commerciale aide à établir rapidement les contacts nécessaires et à obtenir le soutien de clients fiables. Cela aide à parvenir à une compréhension mutuelle.

Il existe 4 fonctions de communication d'entreprise, qui sont les principales:

• Communication informative - implique la collecte et la fourniture d'informations spécifiques, ainsi que l'échange de connaissances et d'expériences.
• Interactif - en raison du processus d'interaction entre les personnes. Il est utilisé dans le processus d'interaction (comportement, activités et décisions des partenaires).
• Perceptuel - est de comprendre l'autre personne. L'établissement ou l'affaiblissement du contact se fait sur la base d'une compréhension mutuelle.
• Réglementaire communicatif - vous permet d'ajuster le comportement des participants à la discussion. Pour ce faire, il est nécessaire de maîtriser parfaitement des techniques spéciales: être capable de convaincre, de trouver des compromis et de faire des concessions.

De plus, vous devez tenir compte des règles spéciales lorsque vous traitez avec des gens d’affaires. Tous les messages, messages et informations doivent respecter trois principes de base:

• par orientation de contenu - les messages et les informations doivent être clairs et concis;
• partie expressive - fait référence à la composante émotionnelle;
• Le motif vise les pensées et les sentiments de l'interlocuteur.

Lors de la communication, une personne est attentive à la parole et à la voix de l'interlocuteur. Il est évalué sur certains indicateurs:

• Vocabulaire - l'absence de mots - les parasites et le langage expressif compétent permettent de déclarer avec confiance qu'une personne est éduquée et culturelle.
• Discours intelligible et la prononciation correcte des mots est la clé du succès de toute personne.
• Intonation - vous permet de placer les accents nécessaires.
• Taux de parole - Une parole lente causera de la mélancolie et rapide ne permettra pas de se concentrer sur les informations fournies.
• Discussion sur les qualités positives et négatives des concurrents. Essayez de traiter de tels sujets avec beaucoup de tact et de soin. C'est une sorte de manipulation anodine, qui aidera à séduire l'interlocuteur.
• Combinaison de phrases longues et courtes. Cette technique gardera l'attention de l'interlocuteur.

Pour obtenir le respect de vos collègues et partenaires, vous devez prendre en compte certaines des nuances:

• Discussion sur les qualités positives et négatives des concurrents. Essayez de traiter de tels sujets avec beaucoup de tact et de soin. C'est une sorte de manipulation anodine, qui aidera à séduire l'interlocuteur.
• Combinaison de phrases longues et courtes. Cette technique gardera l'attention de l'interlocuteur.
• En milieu d'affaires ne pas montrer les préférences personnelles et les émotions dans la résolution de divers problèmes. Le rôle principal est joué par les intérêts de la société que vous représentez et les intérêts de l'interlocuteur. Vous ne devez pas passer à des tonalités élevées ni participer à une escarmouche verbale: toute manifestation d'émotions affectera négativement votre réputation et votre image.
• Ne mélangez pas le travail et la vie personnelle. Les relations avec les collègues ne doivent pas influencer la solution des problèmes de l'entreprise. Si vous ne pouvez pas construire une relation chaleureuse avec une personne, cela ne signifie pas que vous devez ignorer son opinion et ses conseils lors de la résolution de problèmes courants. La capacité de séparer les relations personnelles des affaires aide à se concentrer sur les tâches souhaitées et à résoudre les conflits.

• Préparez-vous à la discussion: renseignez-vous sur l'interlocuteur et sélectionnez les tactiques de communication appropriées.
• Être ponctuel - Ne prenez pas le temps de vos partenaires commerciaux.
• Capacité d'écouter l'interlocuteur - votre avantage indiscutable. Sans la capacité de communiquer avec les clients, pour comprendre leurs besoins et leurs désirs, il est impossible de réussir.
• Attitude amicale envers tous les interlocuteurs. Même un partenaire malhonnête ne peut être négligé. Oubliez l'aversion et essayez de traiter l'autre personne favorablement et avec bienveillance. N'oubliez pas que discuter de vos relations avec d'autres personnes dans un environnement professionnel n'en vaut pas la peine. Les relations, la vie personnelle ne doivent être discutées avec personne.
• La capacité de se concentrer sur l'essentiel. Essayez de comprendre ce que veut votre partenaire. Compte tenu de ses intérêts, essayez de résoudre le problème et trouvez un dénominateur commun, sans perdre vos souhaits.
• Capacité d'être honnête. Si les informations sont inexactes, déformées, elles peuvent devenir claires à tout moment inopportun et affecter votre réputation.
• Ne pas oublier les règles du bon ton. Contactez toujours la personne par son nom, souriez et essayez de faire des compliments, mais évitez les flatteries.

Dans la vidéo suivante, vous attendez les compétences de communication d'entreprise les plus importantes.