Conversation d'affaires: règles, variétés et étapes

Les résultats des relations d’affaires dépendent souvent de négociations et de dialogues personnels. Les contacts professionnels établis par écrit ou par téléphone sont développés lors de conversations personnelles. Les participants à l'entretien utilisent toute la variété des moyens de communication: ils utilisent non seulement la parole, mais également les gestes, les expressions faciales et l'influence personnelle.

Une conversation professionnelle est généralement une conversation entre deux interlocuteurs. C'est pourquoi ils doivent prendre en compte les spécificités personnelles de l'adversaire, ses motivations, ses particularités vocales et son étiquette. La communication interpersonnelle implique diverses méthodes d’influence sur l’interlocuteur.

Les conversations d’affaires, qui traitent d’un sujet spécifique et qui sont orientées personnellement, sont souvent menées au sein de la même organisation entre les employés. Le but d'une conversation est le désir d'un participant à la communication d'utiliser des mots pour influencer un autre groupe ou un groupe d'employés afin de promouvoir des activités, des changements dans l'environnement de travail existant ou dans les relations et d'améliorer leur qualité.

Un autre objectif de la conversation commerciale est la nécessité pour la direction de formuler des conclusions et des décisions basées sur les opinions et le raisonnement des employés.

L'avantage des conversations d'affaires par rapport aux autres types de communication vocale est le suivant:

• dans la rapidité de réponse aux répliques des interlocuteurs, aidant à obtenir le résultat souhaité;
• sensibiliser davantage l'administrateur en prenant en compte, en contrôlant et en surveillant les points de vue, jugements, pensées, arguments et déclarations sceptiques entendus au cours de l'entretien;
• dans l'opportunité d'une combinaison rationnelle flexible des méthodes de recherche du sujet en discussion, qui est une conséquence de la solution du problème et des revendications de toutes les parties.

La conversation d’affaires est axée sur la mise en œuvre de certaines fonctions:

• trouver de nouvelles directions;
• lancement de projets prometteurs;
• échange de données;
• réglementation des activités initiées;
• communication mutuelle des employés d'une entreprise;
• promotion des contacts professionnels entre institutions, entreprises et industries.

Les résultats des conversations et des réunions d’affaires sont non seulement conditionnés par la volonté de le faire, mais également par la construction même de la conversation. Éviter les erreurs incontestées permettent les méthodes établies pour mener des entretiens et le respect de leurs principes. Il devrait toujours y avoir une atmosphère de bonne volonté - les déclarations dures sont inacceptables.

Le principe de rationalité implique une modération du comportement, en particulier dans le cas d'un partenaire émotionnel. Le manque de contrôle sur les émotions affecte généralement négativement la décision. La meilleure solution de ce type ne peut pas être appelée.

Le principe de compréhension est nécessaire pour que les interlocuteurs puissent trouver des points de contact dans le dialogue et obtenir l'effet souhaité.

Dans la suite de la conversation, la concentration d’attention de la conversation fluctue même en l’absence de facteurs dissipatifs. Considérant et remarquant de telles nuances, il est nécessaire à ce moment d'attirer à nouveau l'attention sur vous-même et de reprendre le contact interrompu.

Le principe de fiabilité dicte l'obligation de préserver l'authenticité de l'information de l'interlocuteur, même s'il donne de fausses informations. Cela profite au dialogue et vous permet d'atteindre les objectifs souhaités.

Un principe psychologique important est la distinction entre le sujet de la conversation avec l'interlocuteur. L'attitude subjective envers l'adversaire peut affecter l'objectivité de l'évaluation des indicateurs. Une conversation constructive est basée sur la délimitation d'événements avec des points de vue et des opinions - avec des expériences.

La concrétisation de tels principes généraux pour la conduite de conversations d’affaires est une règle de mise en œuvre qui contribue à la sécurité et à l’efficacité des négociations.

La règle du double intérêt est que chaque conversation a un double intérêt: non seulement l’essence et le contenu du sujet de la conversation, mais aussi la coopération avec un partenaire. Maintenir une relation fructueuse n’est pas une tâche moins importante dans la conversation que l’échange d’informations.

Les experts recommandent de diriger la conversation de manière à ne pas nuire aux relations de travail avec les gestionnaires. Pour cela, vous avez besoin de:

• ne pas se précipiter pour tirer des conclusions sur les motivations et les intentions des interlocuteurs, sur la base de leurs propres hypothèses;
• écoutez attentivement votre adversaire et montrez qu'il est compris;
• pour exprimer leurs intérêts et leurs objectifs au lieu de se disputer sur le passé, les idées doivent être exprimées clairement et clairement;
• discuter des actions prometteuses.

L'accent mis sur l'intérêt d'un partenaire est également considéré comme une règle importante qui facilitera sérieusement les tâches des deux interlocuteurs. Phrases: «compréhensible», «intéressant», «agréable à connaître», naturellement inséré dans la conversation, créera une atmosphère détendue et aidera à exprimer un accord et une compréhension mutuelle. La même tâche peut être résolue si vous vous adressez à votre interlocuteur, appelez-le par son nom et son patronyme, sans pour autant montrer de l'anxiété et de l'irritabilité.

La volonté de clarifier des informations supplémentaires ou auxiliaires contribuera également à maintenir l’intérêt.

Chaque conversation est un moyen de trouver des points de contact. Pour que le dialogue aboutisse, il n’est pas conseillé de le commencer par des contradictions. Ils commencent généralement par de tels sujets, dont les opinions sont les mêmes, par exemple, sur la météo. Ceci est fait de manière à ce que, dès le début, aucune réponse négative ne soit entendue et aucun effort ne soit déployé pour convaincre l'interlocuteur. Les experts recommandent de toujours disposer de plusieurs phrases pré-préparées, dont les réponses ne sont que positives.

La préparation d’une conversation d’affaires commence par une étape importante - la planification, qui consiste à formuler les problèmes et les tâches de la réunion, ainsi qu’à créer un plan de négociation et des méthodes de mise en œuvre. Les professionnels conseillent:

• examiner et évaluer le processus envisagé pour la conversation envisagée, élaborer son programme;
• recueillir toutes les informations nécessaires sur un éventuel interlocuteur;
• tester l'efficacité de leurs arguments, nécessaires pour justifier leurs convictions et leurs intentions;
• vérifier la cohérence de leurs définitions et de leurs pensées;
• examiner les options pour la réaction de l'interlocuteur ou de l'opposant aux arguments avancés.

Le rendez-vous de l'heure et du lieu de la future conversation dépend de la position et de l'installation des participants. Il peut être tenu sur son propre territoire, étranger ou neutre.Après la formation opérationnelle, il est nécessaire de contrôler et d’éditer le matériel rassemblé et préparé et de donner le plan d’entrevue final au formulaire final.

La construction d’une conversation d’affaires comprend 5 étapes:

• le début de la conversation;
• la fourniture d'informations;
• l'argumentation;
• renverser les arguments de l'adversaire;
• approbation des propositions.

Chacune de ces étapes est basée sur les connaissances professionnelles, la clarté, la cohérence, auxquelles s’ajoutent les qualités personnelles de la conversation, qui revêtent une grande importance dans la conversation. Construire un plan de conversation doit être basé sur les différentes variantes possibles de son résultat. Parfois, vous devez reformuler certains arguments.

Lors de la première étape - au début du dialogue - il est important de trouver un contact avec un partenaire, d’organiser un environnement attrayant, d’intéresser l’interlocuteur et de saisir l’initiative. Il est conseillé d'utiliser des techniques spéciales pour commencer le dialogue. Ceux-ci comprennent:

• méthode de soulagement de la tension, qui aide à établir des contacts étroits avec un adversaire;
• un moyen de relier l'interlocuteur, vous permettant d'entrer rapidement dans le cours du problème;
• méthode de stimulation de la fantaisie, impliquant l’émergence d’un grand nombre de questions;
• méthodes d’accès direct au problème.

Le début correct de la conversation est considéré comme une connaissance, la formulation exacte de ses buts et objectifs, la désignation du sujet, la communication des règles de prise en compte des problèmes.

Au stade de la fourniture d'informations, il est nécessaire de connaître les demandes et les opinions du partenaire, ses motivations, ses arguments et ses souhaits, de communiquer les informations planifiées et d'analyser la position de l'interlocuteur.

Dans la phase de réfutation des jugements de l'opposant, ses remarques doivent être neutralisées. Pour cela, il est nécessaire d’énoncer vos arguments de manière convaincante, sans aucun doute, ne permettant pas la possibilité d’une réfutation de votre opinion. La logique de la négation consiste à analyser des informations douteuses, à trouver la véritable cause, à choisir un concept et une méthodologie. Cela applique une variété de techniques et astuces.

Au stade de la prise de décision, les résultats de l'argument, que l'interlocuteur a accepté et approuvé, sont résumés, les nuances et conclusions négatives sont éliminées, le résultat obtenu est fixé et confirmé et des thèmes de coopération future sont suggérés. À ce stade, il ne peut y avoir aucune incertitude, de sorte que le partenaire ne commence pas non plus à douter de la décision.

Les types de conversations commerciales indépendants se caractérisent par la classification suivante:

• en postulant pour un emploi;
• au licenciement;
• à propos du problème;
• nature disciplinaire.

Le premier type a le type d’établissement des faits, dont la tâche principale est de déterminer et d’évaluer les qualités commerciales du candidat au poste. Le responsable n’est tenu de poser au demandeur que quelques questions de base contenant des informations sur la personne: niveau d’instruction, expérience professionnelle, compétences et aptitudes disponibles, raisons de rechercher un emploi, niveau de demandes de paiement. Parfois, vous devez également clarifier vos qualités personnelles.

Un entretien concernant le départ d’un employé peut être de deux types: règlement volontaire ou forcé. Dans le premier cas, l'administrateur doit rechercher les raisons du licenciement - cela est dû au souci d'améliorer la gestion de l'organisation. Habituellement, dans de tels cas, il est possible d’apprendre des informations utiles permettant de résoudre certains problèmes.

Le troisième type est une conversation avec un employé qui est obligé de partir. En règle générale, c'est très difficile pour la tête. Dans le processus d'une telle conversation, la délicatesse devrait être observée, mais en même temps, il devrait être vrai et juste de formuler les revendications. Il existe des règles spéciales et des conseils sur la manière de mener une telle conversation.

La construction de l'argumentation peut être basée sur des méthodes rhétoriques et spéculatives. Pour rhétorique inclure:

• fondamental, consistant en un appel direct à un partenaire;
• contradiction fondée sur la recherche de désaccords dans les arguments;
• méthodologie pour isoler les conclusions, ce qui conduit aux résultats souhaités par le biais de conclusions intermédiaires;
• comparatif;
• la méthode de démembrement, basée sur la répartition des pièces individuelles;
• méthode du boomerang;

• boycott;
• changer d'emphase et mettre en évidence leurs intérêts;
• méthode de déduction basée sur un changement progressif de la nature du problème;
• méthode du questionnaire incluse dans les questions pré-posées;
• méthode d'assistance explicite.

Les méthodes spéculatives peuvent être envisagées:

• technique d'exagération;
• anecdotique;
• technologie d'utilisation de l'autorité;
• technique du doute dans la personnalité de l'interlocuteur;
• méthode d'isolation, qui consiste en la présentation d'expressions individuelles sous une forme modifiée;
• une conversion de direction basée sur une transition vers une autre affaire non liée au différend;
• le refoulement qui consiste à exagérer des problèmes mineurs;
• technique de délire, dans laquelle des informations confuses sont rapportées;
• Retarder - retarder la conversation;
• appel fondé sur l'appel à la sympathie;
• technique de distorsion;
• questions-pièges.

Les experts recommandent de mener des conversations d’affaires de la manière suivante: faire des propositions ou évaluer quelque chose sous forme de question-réponse, ce qui permet de conserver un rôle d’initiative, de ne pas laisser un ton catégorique, d’encourager l’interlocuteur à être actif et à recevoir les informations nécessaires. Par exemple, il est approprié et rationnel d’utiliser des expressions:

• «Quelle est votre opinion à ce sujet? ";
• "Qu'en penses-tu? ..";
• «Ai-je bien compris votre point de vue? ";
• "Ne devrions-nous pas vérifier une autre option avec vous?" ";
• «Pensez-vous que la situation n'est pas favorable à votre jugement maintenant? ".

Une conversation professionnelle contribue à concrétiser le désir des gens de changer la situation ou d’établir de nouvelles relations qualitatives entre les participants au dialogue. Ces conversations constituent une partie importante de la relation entre le monde des affaires et de la politique et représentent l'établissement de relations entre des partenaires autorisés par leurs organisations à résoudre des problèmes. Besoin de parler brièvement.

Pour plus d'informations sur les règles métier, voir la vidéo suivante.