Étiquette d'affaires

La correspondance de service est un genre très spécial que vous devez maîtriser si vous voulez gravir les échelons de votre carrière. De bonnes compétences en rédaction rédactionnelle vous serviront fidèlement: elles vous aideront à communiquer avec vos subordonnés, vos supérieurs et vos partenaires, mettront en valeur votre formation et vos perspectives. Le style de communication doit être limité, ciblé, sans s'écarter du sujet donné.

Toute communication: personnelle et écrite est une interaction avec des personnes dans le but d’échanger des informations, de faire une impression, de parvenir à un accord. Rien d’humain ne nous soit étranger, nous laissons parfois les émotions libres, mais dans le monde des affaires, il ne devrait y avoir aucune place pour la manifestation rapide de nos sentiments, de nos traits de caractère et de notre tempérament.

Une caractéristique importante de la communication d'entreprise est qu'elle ne peut pas être interrompue au milieu d'une phrase. Pour chaque lettre reçue, vous devez écrire une réponse, même si vous ne le souhaitez pas. Si vous avez reçu un appel et que vous n'avez pas eu le temps de prendre le téléphone, vous devez rappeler. Bien sûr, la communication avec certaines personnes est désagréable. C’est pourquoi la liste des qualités obligatoires d’un responsable signifie tolérance au stress.

Une réunion de travail, une conversation téléphonique ou une correspondance commerciale par courrier électronique aura certainement une raison d'être. En conséquence, les parties doivent arriver à des conclusions, discuter du projet, s'accorder sur un partenariat stratégique, etc.

En écrivant, il y a peut-être plus de restrictions et de conventions que d'oral. En communiquant directement avec l'interlocuteur, en personne, nous pouvons concentrer l'intonation sur un fait particulier, clarifier quelque chose si l'interlocuteur ne nous a pas compris. Si une erreur de parole est commise, nous pouvons y remédier immédiatement. Mais dans la lettre officielle, nous devons être très clairs et précis pour que les mots n'impliquent pas une double interprétation.

Ils disaient: «Le papier peut tout supporter», ce qui implique que vous pouvez même écrire des faits peu fiables. Nous sommes d'avis que Vous devez gérer votre correspondance aussi honnêtement que possible. À propos, les lettres en papier sont de moins en moins utilisées. Fondamentalement, ce sont des contrats et autres documents expédiés. Dans ce cas, l’en-tête est utilisé comme preuve du statut élevé de l’organisation.

De nos jours, dans la plupart des cas, la correspondance commerciale a lieu dans l’espace virtuel et présente des particularités. Lorsqu'un dialogue ne fait que commencer, il est d'usage d'écrire une salutation sur l'étiquette, par exemple: «Bonjour, cher Oleg Sergeevich! ". Et à l'adresse suivante au cours de la journée de travail, le message d'accueil peut être abaissé.

La communication écrite, y compris le courrier électronique, exige le respect des normes linguistiques et une alphabétisation irréprochable. Après tout, la correspondance s'ouvrira devant l'interlocuteur éduqué de vos espaces. Par conséquent, nous vous conseillons de vérifier par écrit avec l'aide de services spéciaux, si vous n'êtes pas tout à fait sûr de vos propres connaissances.

Nous énumérons les règles générales requises par l’éthique de la communication électronique. Ils sont assez simples, mais beaucoup, hélas, les négligent:

• le début de chaque phrase est écrit avec une lettre majuscule;
• à la fin de la phrase, un point est placé pour que le sens de la lecture soit clair;
• il est utile d’utiliser une liste à puces ou numérotée pour résoudre le problème et suggérer des solutions;
• pour plus de clarté, il est bon d’utiliser des tableaux, des graphiques, des diagrammes;
• N'essayez pas de paraître un interlocuteur particulièrement intelligent et instruit, ne compliquez pas les pensées simples avec des tournures excessives participatives et impartiales;
• plus vous exprimez vos pensées, mieux c'est;
• Bien que, dans le langage courant, la culture nécessite d'éviter le jargon, dans un environnement professionnel, le jargon professionnel et l'emprunt en anglais sont désormais considérés comme de la bonne forme (mais n'en faites pas trop!).

Les types de messages suivants sont distingués:

• offres promotionnelles;
• merci-vous;
• accompagner
• garantie;
• des rappels;
• avertissements;
• offres de coopération.

Outre les règles générales, il est important de connaître certains détails de la rédaction dans le domaine des affaires. Nous présentons les règles qui seront appropriées dans la plupart des cas.

Le début d'un email s'appelle un en-tête. C'est le logo de l'organisation. Il est toujours utile d'avoir un modèle avec ce logo sous la main (c'est-à-dire sur le bureau de votre ordinateur).

Contrairement aux communications hors ligne, les règles modernes n'obligent pas le destinataire à être accueilli. Vous pouvez immédiatement, en l'appelant par son nom et son prénom, énoncer l'essentiel de la question. Cependant, beaucoup continuent à écrire au début du message: «Bonjour! "" Bonjour! "" Bonsoir! "Ou" Salutations. " Et il n'y a pas non plus d'écart par rapport à la norme.

Les conditions requises pour la partie principale de la lettre suggèrent que c'est le sens de la correspondance. La division du texte en paragraphes est considérée comme une bonne forme, signe d'attitude attentive envers l'interlocuteur. Dans chaque paragraphe, un aspect ou un autre du sujet est nommé et divulgué. En plus d'identifier le problème, il est d'usage de suggérer des moyens de le résoudre. Donc, pour dire, pour divulguer une idée d'entreprise en miniature.

Dans la dernière partie du message, des sentiments à la fois formels et plus personnels peuvent être exprimés. Les mots «Regards ...», «Best regards ...» ou un souhait plus émotionnel «Bonne journée! ".

Dans une signature personnelle, vous devez indiquer le nom de famille et le prénom (et dans certains cercles, le deuxième prénom). Il devrait également y avoir des numéros de téléphone auxquels vous pouvez accéder: portable et ville. Récemment, une signature électronique avec le logo de l'entreprise est devenue à la mode.

Un lien supplémentaire vers le portail électronique de l'organisation sert de publicité supplémentaire et, à l'avenir, peut augmenter le trafic de ce site.

La plupart du personnel du bureau possède une très vaste archive de lettres dans une boîte aux lettres électronique. Pour éviter que l’interlocuteur ne crée de la confusion dans une longue correspondance, il est recommandé d’envoyer une lettre sous forme de réponse. Lorsque vous cliquez sur la plaque correspondante au début de la ligne de sujet, l’abréviation anglaise "Re ..." apparaît. Ceci est très pratique car le destinataire se souviendra immédiatement du déroulement de la correspondance.

Vous pouvez sauvegarder l'historique complet de la communication virtuelle avec l'interlocuteur et ne laisser que les citations les plus récentes ou les plus importantes. L'étiquette commerciale moderne exige une réponse assez rapide aux lettres. Après tout, derrière l'ordinateur de travail, nous passons une partie importante de notre journée. En outre, le courrier peut être vérifié à partir d'appareils mobiles.

Si le message revêt une importance et une urgence particulières, il est autorisé à écrire des sms ou à passer un appel téléphonique pour vous rappeler la lettre.

Dans la communauté créative, l'utilisation de timbres n'est pas acceptée et, de plus, est ridiculisée et condamnée. Mais dans la correspondance commerciale, les timbres aident à refléter les situations standard.

Il est utile de vous procurer une tirelire virtuelle d’expressions et de phrases stables. Après tout, la communication structurée, le travail de bureau et la solution des problèmes formels s’appuient sur ces clichés. Par exemple, la sympathie est exprimée par le chiffre d’affaires "Malheureusement, nous sommes obligés de vous informer ...". Le sentiment de reconnaissance se reflète dans cette formule de devoir: «Merci pour votre précieuse contribution ...». Et enfin, joie: "Nous sommes fiers de vous informer que ...". Mais la dernière phrase: «Nous comptons sur une coopération fructueuse supplémentaire» exprime l'espoir de nouveaux contacts commerciaux.

Nous avons donc parlé de l'étiquette de la correspondance commerciale. Ces règles sont nécessaires pour rendre la communication aussi confortable et fructueuse que possible. Utilisez-les et vous verrez que vos affaires dans le service se sont bien déroulées!

Pour plus d'informations sur les règles de la correspondance commerciale, y compris la messagerie électronique, voir la vidéo suivante.